12 Tipps wie die größten Fehler beim Recruiting vermieden werden

Tipps von Personalberatern für Personalverantwortliche

Wenn Sie neue Mitarbeiter suchen dürfen (oder müssen), erhalten Sie hier ein Dutzend Mal praktische Hinweise und Werkzeuge für Ihre Arbeit. Doch am besten lernt es sich bekanntlich aus eigenen oder auch fremden Fehlern.

Mit unserer neuen Rubrik von Personalberatern für Personalverantwortliche und Kandidatensucher stellen wir Ihnen 12 Tipps zur Vermeidung von Recruitingfehlern vor.

Tipp 5: Falsche Fragen zeitigen falsche Antworten

Ihre Frage „Sind Sie denn auch flexibel?“ bejaht Ihr Bewerber lächelnd. „Und halten Sie sich auch für teamfähig?“ Ihr Gegenüber nickt und betont, dass alle seine Kollegen immer gern mit ihm zusammengearbeitet hätten. Das wollten Sie hören. Sympathisch und kompetent erschien Ihnen der Bewerber sowieso von Anfang an. Also entscheiden Sie sich jetzt für ihn, und zwar im guten Gefühl, den richtigen Mann oder die richtige Frau gefunden zu haben.

Tatsächlich aber haben Sie als Interviewer einen beliebten Kardinalfehler begangen. Ihre Frage nämlich legte dem Bewerber die jeweils erwünschte Antwort quasi in den Mund. Er wusste gleich, woran er war und was Sie hören wollten. Kein Bewerber würde sich selber heute noch als unflexibel beschreiben. Keiner würde sich als nicht teamfähig oder als ausgesprochenen „Einzelkämpfer“ darstellen, nur um dadurch gleich aussortiert zu werden. Es sei denn, Sie hätten ausdrücklich einen Überlebenskünstler für Ihr Büro am Südpol gesucht. Aber dieses Büro haben Sie mangels Laufkundschaft gerade geschlossen. Und mit diesem Typus von Frage, einer „Suggestivfrage“, verfehlen Sie bei häufig erwünschten Kompetenzen wie Teamfähigkeit, Leistungsbereitschaft, Engagement etc. Ihr eigentliches Ziel, nämlich eine ehrliche Antwort zu erhalten.

Wie gehen Sie stattdessen vor? Zunächst einmal erstellen Sie ein stellenbezogenes Anforderungsprofil (siehe Kapitel 1 dieser Artikelserie), das auch die so genannten Persönlichkeits- und Sozialkompetenzen beinhaltet. Allein das Benennen einer Anforderung wie „Teamfähigkeit“ ist nur ein erster Schritt, hilft Ihnen noch nicht entscheidend weiter. Was genau verstehen Sie an diesem Arbeitsplatz darunter? Was versteht ein unbekannter Bewerber darunter? Zwischen Ihrem Verständnis und dem des Bewerbers können Welten liegen. Um Ihre Anforderung abfragen zu können, müssen Sie sich eine klare und in beobachtbares Verhalten übersetzte Definition erarbeiten. Ist zum Beispiel „teamfähig“ gemeint im herkömmlichen Sinne, nämlich als ausgeprägte Bereitschaft zur täglichen Kooperation mit Kollegen der eigenen und anderer Abteilungen unserer Firma? Oder in der Bedeutung einer permanenten Funktion innerhalb einer Projektgruppe? Oder mit einer noch anderen Bedeutung?

Diese Übersetzung von zentralen Kompetenzen sollten Sie für alle weichen Anforderungen vorweg formulieren. Damit wäre festgelegt, was genau Sie unter „teamfähig“ oder „flexibel“ verstehen. Das klingt so selbstverständlich, trotzdem unterzieht sich kaum jemand dieser Mühe. Stattdessen bleibt es bei oberflächlichen Etiketten und daraus folgenden Missverständnissen. Außerdem erarbeiten Sie sich durch diesen Schritt eine ganze Reihe von möglichen Interview-Fragen, mit denen Sie diese Kompetenzen abklopfen können. Bleiben wir bei dem Beispiel Teamfähigkeit, übersetzt als ausgeprägte und aktive Bereitschaft zur Zusammenarbeit innerhalb wie außerhalb der eigenen Abteilung. Ihre Fragen bzw. Bitte an den Bewerber wäre: zunächst lassen Sie sich einen typischen Arbeitstag beschreiben. Dann die übliche Art und Weise der täglichen Arbeitsabläufe und der Zusammenarbeit mit anderen Kollegen. Und was der Bewerber daran geschätzt hatte und was nicht. Welche Abteilungsziele bestehen würden und welchen Beitrag er persönlich dazu geleistet hätte. Ob seine Kollegen ihn auch so gesehen hätten etc. Wie Sie an diesem Beispiel sehen, geht es bei dieser Fragetechnik nicht um die eine richtige oder falsche Frage. Sondern mehr, durch die einkreisende Art der Abfrage und des Nachfragens ein unverfälschtes Gesamtbild Ihres Kandidaten zu erhalten. Aus der Beschreibung seines konkreten Verhaltens in der Vergangenheit können Sie dann Ihre Schlüsse ziehen. Ihr indirektes Fragen vermeidet das eingangs beschriebene falsche Signal einer Suggestivfrage oder erwünschten Antwort. Meistens erfahren Sie sogar noch mehr als ursprünglich beabsichtigt. Wichtig auch, dass Sie sich immer konkretes Verhalten beschreiben lassen und nicht ein erfundenes. Das könnte sich jeder intelligente Kandidat zusammenspinnen. Deshalb Finger weg von Fragen die beginnen wie „Was würden Sie tun, wenn ...?“



Tipp 4: Gepflegter Plausch oder Drehbuch

Wenn Sie überzeugt sind, dass Ihre Vorstellungsgespräche „schon irgendwie laufen“, Sie als „erfahrener Hase“ schnell merken, ob man „auf einer Wellenlänge mit dem Bewerber“ liegt und man am Ende weiß, „ob die Chemie gestimmt hat“, dann gehören Sie zur weit verbreiteten Spezies der lässig-lockeren aber in Wirklichkeit dramatisch schlecht vorbereiteten Interviewer.

Kritisch gesehen aber auch zur Sponti-Szene derjenigen, die mehr auf den gemütlichen Plausch setzen als auf das seriöse Gespräch. Professionelle Gesprächsführung ist nämlich etwas anderes, als Ihr angenehmes Gefühl während und nach dem Vorstellungsgespräch. Wohl nur deswegen angenehm, weil der Bewerber Sie während Ihrer Rede so sympathisch anlächelte und nicht unterbrochen hat. Und das, obwohl Sie fast 40 Minuten lang ohne Pause sprachen. Die drei Fragen des Bewerbers - leider reichte es nicht für mehr - gaben Ihnen die Gelegenheit, auch in den verbleibenden zehn Minuten Ihren Monolog fortzusetzen. Nichts gegen Ihr Wohlgefühl nach dem Interview. Aber entscheiden Sie bitte über einen Bewerber nicht (nur) nach Ihrem Gefühl oder Sympathie und der beobachteten Kompetenz des Bewerbers, Ihrem Monolog freundlich lächelnd und nickend zuhören zu können.

Rufen wir uns vor Augen, was die zentrale Funktion des Vorstellungsgesprächs sein muss: wir wollen nicht etwas, sondern enorm viel vom Bewerber erfahren. Und das funktioniert nur, wenn der Bewerber spricht. Also oberstes Gebot für das Vorstellungsgespräch: der Bewerber hat einen Gesprächsanteil von 80%, Sie nur von 20%. Das mag für Sie als gestandene Führungskraft, gewohnt sich selber meist sprechen zu hören, jetzt ein Schock sein. Und wenn Sie nicht, wie Ihr Kollege aus der Personalabteilung, in der täglichen Übung sind, schaffen Sie das nur mit einem vorbereiteten Interview und konzentrierter Gesprächsführung.

Wie sieht Ihre Vorbereitung aus? Nicht nur jeder packende Spielfilm, sondern auch Ihr Gespräch mit dem Bewerber sollte ein Drehbuch haben. Es begleitet Sie wie ein roter Faden durchs Gespräch und hilft Ihnen genau das zu erfahren, was Sie wissen wollen. In der Kurzversion lautet dieses Drehbuch: Einleitung, Hauptteil, Schluss. In der jeweils kurzen Einleitung und im Schluss haben Sie Ihren eigenen „Auftritt“, der zeitlich längste Hauptteil gehört dem Bewerber – zumindest was die Redeanteile angeht. Die Gesprächsführung geben Sie zu keinem Zeitpunkt aus der Hand, denn hier gilt der Grundsatz: wer fragt, der führt.



Tipp 3: Blind Date

Der Abteilungsleiter kommt ins Büro gelaufen und tupft sich eine Schweißperle von der Stirn. „Peter, Herr Meier wartet schon auf Dich!" ruft ihm seine Assistentin zu, ohne von ihrer Arbeit aufzusehen. „Meier, wer ist das?" „Weiß ich nicht, Du hast ihn gestern selber eingeladen." „Meier, unser Schildermacher?" „Nein". „Ach so, der Bewerber für unseren Job?" „Kann sein", sagt die Assistentin, „er sitzt an deinem Tisch, es gab keinen anderen Besprechungs-Raum". „Hast Du seine Bewerbungs­mappe?", fragt er hoffnungsvoll. „Nie gehabt", lautet ihr Echo. Hätte ich doch schon mal reinschauen sollen, denkt der Abteilungsleiter schuldbewusst. Hastig sucht er dabei in seiner Aktentasche nach den Unterlagen. So oder ähnlich beginnen manche Vorstellungsgespräche, aber sicher nicht die besseren...

In Wirklichkeit laden Sie den Bewerber rechtzeitig vorher ein. Sie haben dafür ausreichend Zeit eingeplant: mindestens 90 Minuten sollten es sein. Dass zusätzlich ein ruhiger und ansprechender Konferenzraum gebucht wird – ausgestattet mit Getränken, auch dafür haben Sie sorgen lassen. Den Bewerber etwa am eigenen Tisch zu empfangen, der noch geschmückt ist mit den vielsagenden Krümeln Ihres Frühstücksbrötchens, wirkt eben nicht menschlich sondern nur unprofessionell. Schließlich wollen Sie eine überzeugende Visitenkarte abgeben und beweisen, dass Sie der richtige Arbeitgeber für den Bewerber sind. Denn auch wir bewerben uns beim neuen Mitarbeiter - das wird häufig vergessen. Und das, obwohl wir im Werben um die wirklich besten Mitarbeiter mit anderen Arbeitgebern knallhart konkurrieren.


Tipp 2: Die schriftliche Bewerbung

Nicht jede schriftliche Bewerbung, die als „Visitenkarte" eines Bewerbers bei Ihnen landet, spricht eine so deutliche Sprache wie die folgende. Wir zitieren aus dem Original-Anschreiben: „... mit Aufmerksamkeit studiere ich das Kurzexposé Ihrer Positionsbeschreibung aus der o.a. Anzeige. Die multifunktionale Ausrichtung und die funktionsspezifischen Aspekte dieses Arbeitsgebietes harmonisieren mit den Qualitätsmerkmalen meiner beruflichen Intention." Welchen Fehler sollten Sie jetzt vermeiden? Sich vom gestelzten Behördendeutsch des Schreibens beeindrucken zu lassen. Sein Text klingt nämlich, als hätte ihn der Amtsschimmel höchst persönlich geschrieben. Stattdessen sollten Sie erkennen, worum es bei einer Bewerbung gehen sollte, nämlich um eindeutige Kommunikation. Genauer: um eine aussagekräftige Botschaft des Bewerbers an den Arbeitgeber, die lautet: „Kauf mich, ich bin der beste Mitarbeiter, den du bekommen kannst." Als Personalverantwortlicher interessiert Sie natürlich die Frage, wie Sie hinter die Kulissen einer Bewerbung schauen können, um Fehlentscheidungen zu vermeiden. Dazu nun einige Tipps.

Erstens, die Form. Das äußere Erscheinungsbild muss dem Niveau der Stelle entsprechen. Je hochkarätiger der Job, desto hochwertiger auch die Unterlagen. Lose-Blatt-Sammlungen sind nicht akzeptabel. Auch keine verschmutzten oder zerknickten Blätter, die anscheinend schon durch zig Hände gegangen sind. Allerdings werden Ihnen diese oftmals aufgrund der heutzutage üblichen Online-Bewerbungen erübrigt. Doch auch hier sind die Anordnung sowie die Verwendung der richtigen Formate zu beachten. Fotos aus dem Bahnhofs-Automaten wirken lieblos und verursachen bestenfalls ein mitleidiges Lächeln. Das Anschreiben darf kein „Rundschreiben" sein, auf dem nur noch die jeweilige Anschrift der Firma eingetragen wird. Wer sich formal eher schlampig präsentiert, wandert sofort zu den Absagen.

Zweitens, der Inhalt. Hier fordern Sie das Trio von Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen. Im fehlerfreien Anschreiben erwarten Sie den Bezug auf eine vorherige Stellenanzeige, oder auf einen Kontakt auf den Hinweis, für welche Position der Bewerber sich bewirbt. Ein entscheidender Pluspunkt ist eine überzeugende „Nutzenargumentation". Das sind die Gründe, warum der Bewerber seiner Meinung nach geeignet ist. Einschlägige Erfahrungen, Erfolge oder Qualifikationen müssen hier für sich sprechen. Wenn diese Verkaufsargumente fehlen und ein hölzerner Schreibstil zusätzlich ermüdet, sinken die Chancen des Bewerbers rapide.

Als nächstes dann der Lebenslauf: ein unstrukturierter Fließtext, also ein unerwünschtes Such- und Rätselspiel wäre hier ein K.O.-Kriterium. Stattdessen sollte er tabellarisch sein, also übersichtlich und informativ. Lücken oder Brüche im Lebenslauf sind erlaubt – aber dazu werden Sie in einem folgenden Gespräch intensiv nachfragen. Das gilt auch für Zeugnisse, für gute wie auch für schwächere. Frei nach dem Motto „Glaube nur den Zeugnissen, die du selber gefälscht hast" liefern sie Ihnen Stoff für ein Gespräch, nicht mehr. Vor dem beliebten Fehler, bei flüchtig „bekannten" Bewerbern ganz auf schriftliche Unterlagen zu verzichten, warnen wir eindringlich! Denn so sind Fehlentscheidungen häufig vorprogrammiert.



Tipp 1: Champagner oder Brot und Butter?

Das haben Sie doch sicher auch schon erlebt: Sie verlassen zufrieden Ihren Aldi, Ihr Einkaufswagen ist voll. Auch eine Kiste vom preiswerten und doch so guten Aldi-Schampus und drei Quadratmeter der unwiderstehlichen Nuss-Schokolade sind dabei. Aber zu Hause stellen Sie fest, dass Ihnen Wichtiges fehlt: Brot und Butter, und auch das Mineralwasser.

Wie konnte das passieren? Ganz einfach, Sie hatten vergessen einen Einkaufszettel zu schreiben. Schön, aber warum erzählen wir Ihnen das? Weil bei der Mitarbeiter-Suche häufig das gleiche passiert! Und das Ergebnis: da sitzt er dann nach einigen Monaten, Ihr Aldi-Schampus-Mitarbeiter, der im Laden noch so lockte. Tatsächlich hätte aber der Brot-und-Butter-Kollege einen wertvolleren Beitrag geleistet.

Und die Konsequenz daraus? Der Einkaufszettel - in der Fachsprache „Anforderungsprofil" genannt - bestimmt Ihren Erfolg. Hand auf's Herz: hatten Sie bei Ihrer letzten Personalsuche vorab ein Profil erstellt? „Schreiben brauch' ich nicht, hab' ich im Kopf!" mögen Sie selbstbewusst antworten. Aber was passiert, wenn mehrere Kollegen bei der Suche beteiligt sind: der Abteilungsleiter, ein Geschäftsführer und die Kollegen Hinz und Kunz? Haben alle das gleiche im Kopf? Vielleicht noch eine 08/15-Schablone, wenn es hoch kommt. Aber das reicht nicht, da es immerhin um eine Hunderttausend-Euro Investition geht.

„Wir suchen immer den gleichen Erfolgstyp, Irrtum ausgeschlossen!" könnten Sie auch entgegnen. Aber Märkte und Kunden ändern sich, Kollegen und Umfeld auch. Ihnen würde ja auch nicht im Traum einfallen, heute noch einen BMW oder Benz mit der Technik von 1980 zu fahren. Deswegen sollten Sie ein aktuelles Bild dessen erstellen, den Sie suchen. Aber bitte nicht nur auflisten, was sie von ihm fachlich erwarten. „Was denn sonst noch?", fragt der Anfänger. Der Profi weiß: schon sind wir bei den so genannten „weichen" Faktoren der Persönlichkeit: Teamfähigkeit, Kommunikationstärke, Flexibilität, usw. Aber, fragt man zwei Kollegen nach der Bedeutung von zum Beispiel „flexibel", so erhält man drei Meinungen. Vermeiden wir daher Allgemeinplätze wie „belastbar muss sie sein" oder „flexibel brauchen wir ihn". Wichtig wäre, hier konkret zu beschreiben, was auf diesem Arbeitsplatz damit gemeint ist. Um es später im Bewerberinterview auch beobachten oder abfragen zu können.

Wie erstellt man ein Anforderungsprofil? Ganz einfach: zunächst hilft eine Stellenbeschreibung oder Job-Description. Die listet auf, was der Neue tut und wofür er verantwortlich ist. Das aufzuschreiben, fällt Ihnen als Fachmann in der Regel nicht schwer. Von diesen Aufgaben leiten Sie die dafür erforderlichen Kompetenzen ab, die fachlichen und die persönlichen. Auch sollten Sie sich, ein Geheimtipp, die Top-Performer Ihres Unternehmens mit gleicher oder ähnlicher Aufgabe vor Ihrem geistigen Auge genauer anschauen. Warum sind sie erfolgreich? Welche Stärken erkennen Sie? Nach dieser Analyse erhalten Sie Ihr Raster von Erfolgs-Faktoren. Wichtig ist es, dabei weder zu über- noch zu untertreiben. Dass Unqualifizierte scheitern können wissen wir; Überqualifizierte werfen aber frustriert selbst das Handtuch und suchen sich einen neuen Job, der sie mehr fordert.

Also, vor Ihrer nächsten Personalsuche lassen Sie sich vom HR-Manager ein Muster für ein Anforderungsprofil geben. Oder, noch besser, erstellen Sie es mit ihm gemeinsam. Und danach belohnen Sie sich mit einem Glas Aldi-Schampus, das haben Sie sich dann verdient!

 

Holger Wilms Holger Wilms ist Personalserviceleister und hat über 15 Jahre Erfahrung im strategischen und operativen Personalmanagement und war mehr als 15 Jahre Personalleiter in der Immobilienwirtschaft.

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